Van elke kwaliteitscontrole moet een verslag opgesteld worden dat start met een duidelijke conclusie van de gemaakte vaststellingen en van de eventuele tekortkomingen die de exploitant in orde moet brengen en de termijn waarbinnen deze tekortkomingen moeten worden geremedieerd. Verder moet het verslag een beschrijving bevatten van alle gemaakte vaststellingen, d.w.z. per uitgevoerde test,  wat en hoe er gemeten werd, de gehanteerde norm(en), de meetresultaten en de interpretatie ervan.

Dit verslag moet ten laatste 20 kalenderdagen na de tussenkomst overgemaakt worden aan het hoofd van de dienst voor medische stralingsfysica, of bij ontstentenis aan de exploitant.

Indien het hoofd van de dienst voor medische stralingsfysica, of bij ontstentenis de erkende deskundige in de medische stralingsfysica, geen bewijs ontvangt dat de nodige corrigerende maatregelen werden getroffen binnen de vastgestelde termijnen, stuurt hij onverwijld een kopie van dit verslag naar het Agentschap met vermelding van de nog aanwezige tekortkomingen.

Het verslag moet bewaard worden in het documentatiesysteem (register) van de dienst voor fysische controle (inventaris toestellen die ioniserende stralingen uitzenden + apparatuur radiotherapie/nucleaire geneeskunde). Op deze manier wordt alle informatie m.b.t. de toestellen gecentraliseerd, en wordt de duurzaamheid en traceerbaarheid ervan gegarandeerd.